Clairement, quand on se lance, l’organisation est au centre des préoccupations. Enfin, quand on se lance… Je veux dire tout le temps en fait 😱 Être organisé, c’est être productif. Je ne te fais pas un dessin, si tu es plus productif, tu es plus épanouie, tu as la possibilité de gagner plus de sous-sous, tu as le temps de voyager mieux, etc, etc.

Bref, l’organisation est au coeur de mon quotidien et je me suis arraché pas mal de cheveux à cause de cela ! Quand j’ai donné pour la première fois un exercice sur l’organisation de l’entrepreneur à mes élèves de la No-Mad Clas, je me suis rendu compte d’une chose : “Ah mais je ne suis pas la seule en fait !”

Ok, prenons le taureau par les cornes et domptons cette satanée organisation !!! Pour ça, j’ai fait appel à mon grand spécialiste en la matière : Lucas (oui, mon avis est biaisé vu qu’il est également mon mari, mon partenaire entrepreneurial et tout un tas d’autres chose !) Mais quand même, en tant que chef de projet de formation ayant bossé 5 ans dans des grosses boîtes en méthode Agile, il avait des choses sympas à m’apporter.  

Comme je suis sympa, je vais t’épargner tout le blabla technique et te donner directement le fruit de nos expérimentations pour utiliser les méthodes des équipes de développeurs à la sauce entrepreneur nomade !

Un entrepreneur ou un freelance organisé qu’est ce que c’est ?

Non ce n’est pas superman (ou superwoman) 😁 Pour être organisé, il faut tester. Il faut essayer différentes méthodes qui te permettront de trouver tes trucs et astuces pour ne pas te sentir débordé.

Il n’y a rien de plus désagréable et déprimant que d’avoir ce sentiment d’être en retard. Quand on se lance dans un projet, il y a une montaaaaagne de choses à faire. Travailler son expertise, monter son site web, trouver des clients, gérer les réseaux sociaux, travailler son réseau pro, et j’en passe, et j’en passe ! Bref, atteindre ses objectifs devient un challenge insurmontable.

À un moment, j’en ai eu sincèrement marre de me faire dépasser par mon propre projet. Il était temps d’agir avant que je “pète un câble” et que je renonce. En d’autres termes, avant que j’échoue !

Alors maintenant que mon projet et moi sommes en phase grâce à Mme Organisation, comment je définirais un entrepreneur organisé ?

Et bien justement, quelqu’un qui est en maîtrise de son projet. Cet entrepreneur-là ne se sent pas (trop) débordé, il prend le temps d’analyser son système de gestion du temps et de le mettre en place chaque semaine (mois, jour, année) et de (re)travailler les points où ça bloque encore.

Ça te fait rêver ? 🙈 Je te donne mes 4 + 1 meilleurs conseils pour y parvenir

1 – À quel moment je suis efficace ?

La première chose à se demander est de savoir quels sont les moments où l’on est le plus apte à travailler efficacement. Il est parfaitement inutile, voire contre-productif de travailler à un moment où ton cerveau est en mode “non”.

Ces moments-là, j’ai longtemps lutté contre. En mode guerre entre mon cerveau et moi (oui ça fait bizarre de dire cela comme ça !). Et j’ai perdu à chaque fois : tâche non terminé, sensation d’être en retard, autoflagellation étouétou. Cela demande beaucoup de volonté, mais je t’assure que lorsque tu sens que ta productivité est en berne et que tu passes à autre chose à ce moment-là (une autre tâche qui demande peu de cerveau, une balade, faire un gâteau…), tu perdras vraiment, vraiment beaucoup moins de temps. Bonus : tu auras une sensation d’accomplissement à la fin de la journée.

2 – Être monotâche

Rien de pire que d’entamer plusieurs choses en même temps 😱 Ta “To Do List” doit être séparée en 3 parties :

  • À faire
  • En cours
  • Fait

Idéalement, ma liste “en cours” est vide à la fin de la journée. Si ce n’est pas le cas, c’est que je n’ai pas suffisamment subdivisé ma tâche.

Je te donne un exemple. En ce moment, j’ai un projet de création de logo avec un client. Grossièrement, cela se décompose de la manière suivante :

  • Questions au client
  • Création du moonboard
  • Retour client
  • Création des propositions de logo
  • Retour client
  • Affinage / Reprise selon les demandes du client
  • Retour client

Prenons la création du Moonboard par exemple. Dans ma liste de tâches “à faire”, il n’y a pas “création du moonboard” comme cela de but en blanc. J’ai subdivisé cette tâche pour pouvoir la réaliser au fur et à mesure sans la garder indéfiniment dans ma liste “en cours”. En effet, cela me bloquerait et ne me permettrait pas de réaliser d’autres tâches (souviens-toi, la liste en cours doit être vide à la fin de la journée).

Donc je fais par exemple la recherche d’inspiration, je marque cela comme fait. Je peux ensuite passer à ma tâche répondre aux mails si le projet de logo n’est pas urgent.

3 – Avoir une vision court – moyen – long terme

J’organise ma vie entrepreneuriale en année, trimestre, mois et semaine.

L’organisation de l’année me permet d’avoir une vision long terme et de ne jamais oublier mon “pourquoi” (littéralement le ciment de ton activité).

L’organisation trimestrielle me permet de fixer les grands objectifs (trouver de nouveaux clients, développer le trafic du site web, sortir une formation…)

L’organisation mensuelle me permet surtout de réaliser mes tâches récurrentes (faire la compta, réaliser les missions récurrentes pour mes clients…)

Et enfin, l’organisation hebdomadaire me permet d’avancer concrètement (rdv clients, m’occuper de mes élèves, rédiger mes posts sur les réseaux sociaux, tourner tel module de ma formation, suivre les cours d’une formation…)

4 – Trouver le bon outil

Bien sûr, tout cela ne se passe pas (que) dans ma tête ! Je note tout, tout le temps. Je travaille énormément avec mes outils. Je dirais même plus, je travaille toute la journée avec. Alors avant de te donner mes morceaux de cerveaux préférés, je me permets un petit conseil très important 😊 (et qui ressemble à une phrase que Maître Yoda aurait pu dire) : ce n’est pas l’outil qui fera de toi une personne organisée, mais ce que tu en fait !

En d’autres termes, ne te focalise pas sur le choix de l’outil. Il y en a des milliers et tous ont leurs avantages et leurs inconvénients. Ce qui fait la différence de chacun d’entre eux : “le feeling” que tu as avec ces outils et la façon de t’en servir.

Mon set-up organisationnel :

  • Trello (mon cerveau Bis)
  • Evernote, pour organiser mes idées
  • Toogle, pour timer mes tâches et améliorer mon organisation

Il y a des dizaines d’autres outils, tu en trouveras pleins dans la boîte à outils du digital nomad

5 – Bonus : Laisser de la place à la créativité (ne devient pas l’esclave de ton planning)

L’organisation est faite pour t’aider. L’objectif est de te libérer du temps de cerveau pour ne plus “souffrir” des millions de choses que doit faire un freelance ou un entrepreneur. Mais ne deviens pas un robot pour autant ! Tu as des tâches à faire, mais tu as de l’inspiration pour un article de blog ? Laisse toi aller ! N’oublie pas que le propre de l’indépendant, en tout cas ce qui le démarque des grandes entreprises, c’est sa créativité.

J’ai mis cette idée en dernier, mais elle devrait en fait constituer le premier conseil 😉

Ce qu’il faut retenir

💡 Être organisé te permet de ne plus avoir cette mauvaise sensation que ton projet te dépasse et qu tu n’en n’ai pas à la hauteur.

💡 Comme toujours quand on est entrepreneur (ou freelance, c’est la même chose), il faut apprendre à se connaître, s’écouter et déterminer les moments où l’on est efficace et où on ne l’est pas.

💡 On évite le plus possible le multitâche très contre-productif

💡 On s’organise et se projette à court, moyen et long terme

💡 On teste les outils pour en trouver adapté à soi

💡 ET SURTOUT ! On ne devient pas esclave de son process et on laisse toujours de la place au feeling et à la créativité !

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